工资表怎么做(工资表的设计步骤)

导语:

当你接手前任薪酬专员的工作时,工资表是现成的,只需继续维护即可;当你进入一家新公司,或公司的薪资体系有大的变动时,就需要依据公司最新的薪资制度、当地的劳动政策新建工资表(Excel)。新建表主要由科目、计算公式组成。

下面重点介绍月工资表的设计要点。

做工资

设计一套Excel月工资表

第一步,横向的设置(基本信息、科目)。

在薪资制度、薪资预算中,科目有1级、2级之分。1级科目可以细分为多项2级科目。但在月工资表中,一般直接做到2级科目。

第一部分为基本信息,包括:序号、公司、部门、职位、姓名、薪点、出勤天数等。

第二部分为应发工资对应的2级科目,包括:基本工资、绩效工资、司龄工资、补贴、计件工资、销售提成、加班工资、其他。这部分每个公司会有所不同。

第三部分为代扣代缴、实发工资,包括:个税、养老、医疗、工伤、生育、失业保险,公积金,工会费等,以及备注栏。

第二步:纵向的设置(序号、基本信息填写、小计、合计)。

填写序号,确保基本信息的录入完整、准确,最终作合计或小计。当有多个子公司账户分别做工资表,或各部门分类(人数多)较多时需小计。最后合并的,是合计。

第三步:规范表式,包括页面横向设置、字体及大小、小数点、打印需要等方面。

工资表一般需要打印后找领导签字,所以事先要设置好页面。注意点:页面横向设置,字体选宋体,一般建议选9号;小数点保留两位,单元格中的数据统一为左对齐或居中;拉好页边距,确保一个页面即可全部打印(横向)。

通过上述操作,工资表设计初步完成,见表。

工资表怎么做(工资表的设计步骤)

月工资表

Excel计算公式设置

1.实发工资的计算设置

实发工资=应发工资-代扣代缴。也可用:实发工资=应发工资+代扣代缴,其中,代扣代缴数值前面加“-”,如-2010.00。

代扣代缴的计算可用求和公式:SUM()。假定序号1对应的是第3行,代扣代缴对应的是Q~X列,则代扣代缴和=SUM(Q3:X3);应发工资对应的是P列,实发工资对应的是Y列,则实发工资=应发工资-代扣代缴,则计算公式为:Y3=P3-SUM(Q3:X3)。

2.应发工资的计算设置

假定序号1对应的是第3行,应发工资的2级科目对应H~O列,应发工资的计算公式为:P3=SUM(H3:O3)。

3.小计、合计的设置

假定工资表内有10人,序号1~10对应3~12行,小计对应13行。以基本工资科目对应的H列为例,小计的计算公式为:H13=SUM(H3:H12)。

4.每个科目的计算设置

对于基本工资的设置,一种方式是直接录入,比如2100.00;另一种方式是录入薪点再计算。例如:员工李某,薪点3.0,公司薪资制度规定薪点值1分=1000元,标准月薪=基本工资+绩效工资;比例规定为基本工资0.8、绩效工资0.2,则月基本工资=薪点×1000×0.8=3.0×1000×0.8=2400.00。假定序号1对应第3行,薪点对应F列,基本工资对应H列,则基本工资的计算公式为:H3=F3×1000×0.8。

以上计算未考虑出勤、缺勤情况。

(1)假定按出勤计算。例如:11月有30天,工作日21天。李某出勤20天,缺勤1天。则基本工资=月基本工资标准/21.75×20。21.75=(365天-52周×2天)/12个月。用公式表示:H3=F3×1000×0.8/21.75×20=2206.90。

(2)假定按缺勤计算。基本工资=月基本工资标准-月基本标准工资/21.75×1。用公式表示:H3=F3×1000×0.8-F3×1000×0.8/21.75×1=2289.66。

对于其他科目,需要根据薪资制度,用公式表示,再设置Excel公式进行计算。

序号1的所有科目的计算公式都设置好后,下拉,即完成对序号1~10的所有科目的公式设置,见表。

表经初步公式设置的工资表(部分数据)

工资表怎么做(工资表的设计步骤)

5.分类工资表、汇总表(按公司或部门)

上文所述针对只有一张表的情况。实际上,大部分公司有多个部门(事业部、分公司、子公司、关联公司等),需要在多个子公司账户建立工资表。在这种情况下,需要把Sheet1重命名,比如:A公司、销售公司、研发中心、B工厂等。每张表的小计,最终都汇总到一张合并表中。则基本工资的汇总表,H3=Sheet1!H3+Sheet2!H3+Sheet3!H3,或H3=SUM(Sheet1!H3,Sheet2!H3,Sheet3!H3)。

录入数据

公式设置好后,就可以开始录入数据,见表。

工资表怎么做(工资表的设计步骤)

数据录入后的工资表(部分数据)

检查数据

为防止出现差错,薪酬专员要系统考虑,列个自检清单,内容包括以下方面。

(1)录入数据是否有差错:多输还是少输?小数点是否有误?

(2)计算公式是否设置错:下拉时,是否错位?

(3)提供的原始依据是否有问题:考勤是否正确?请假记录是否正确?公司薪资政策修订后,是否修改了标准?劳动部门的新政策是否执行了?

(4)基本信息是否有差错:公司、部门、岗位有变动,是否修改?姓名是否写错?新进人员是否有遗漏?离职人员是否删除?

(5)金额是否有大的变动:例如,以前每月合计100万左右,这次突然涨至200万,是否有误?小数点是否有误?

审核、审批

1.HR经理审核

薪酬专员将工资表提交给HR经理后,HR经理一般怎么审核?

首先,看汇总表的应发工资、实发工资,与上月的数据是否有大幅度出入;浏览基本信息,是否有文字错误;是否存在离职的没删除、新进的没增加的情况。

其次,看每个人的应发工资、实发工资,大致范围是否正确,如与以前几个月相比,突然有较大的出入,圈出来,做个记号。

再次,看一些特殊科目,对于一些员工没有、另一些员工有的项目,要看看备注,明确扣罚或奖励的原因。

然后,看看附后的做工资依据,如各种调薪报告、考勤请假统计、各种处罚、各种奖励等。如无疑问,签字;如有问题,圈出。

此外,还可以看看计算公式是否有问题,有没有低于最低工资标准的情况并明确原因。

最后,与薪资专员核实,有错误要及时修改。

平时,HR经理应对每个月汇总的应发工资、实发工资,以及相关科目做笔记并随时翻看、对照。对于老总、领导交代过的,而薪酬专员不知道的事务,应督促其及时补充。

2.领导审批

领导审批,一般由总经理或常务副总代签(老板授权,或出差临时授权)。

领导一般习惯于当面翻看,如有问题,会与HR经理沟通。有些老板比较细致,能看出一些错误数据和HR经理没考虑到的方面;也有些老板只是大致翻翻,很少提出异议。但是,大多数老板都会关注人工成本是增加还是减少了。有时会要求提供明细,或税前、税后的月均收入、年收入等,然后要求HR经理考虑是否要调薪;也有一些部门,副总会向老板提出个别调薪的请求,老板会特意交代。

后续发放:财务和银行

1.提交财务(财务付款给银行)

财务以有总经理审批签字的工资表为依据,包括纸质或OA审批,按当月工资总额(税后的实发工资)打款给银行,并通过电子邮件或网银上传工资明细。这里的操作界面会有些模糊:有些公司由财务负责,有些公司由HR负责,银行也有接口本公司工资发放业务的工作人员。

2.银行打卡

(1)银行查收。银行确认收到该公司当月工资总额和明细后,按流程在系统上操作,将工资打入该公司员工的工资卡,一般会提供短信提醒服务。

2)员工查收,流程结束。员工收到短信后,工资流程一般就可宣告结束。但也有例外情况,还需要HR协调财务、银行等方面。

(3)工资表初始化后,自第2个月起,薪酬专员的工作量可减少。新建工资表需要花费一段时间,但从次月起,薪资专员的主要工作就是维护工资表,工作量将大大减少。

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